省志表格制作与使用

发布时间:2017-11-30 09:46:00   来源:  字体显示: 北京赛车pk10哪里下注

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  一、 《吉林省志》表格的制作

  改革开放后首轮修志过程中,形成社会主义新方志最基本的七种体裁,即:述、记、志、传、图、表、录。到第二轮新方志编修时,这几种体裁都延续下来,并且得以不断完善。2008年9月,中国地方志指导小组(以下简称中指组)制定的《地方志书质量规定》明确列举地方志的8种体裁,即:述、记、志、传、图、表、录、索引。二轮《吉林省志》,因专门设《大事记》《人物志》两部分志,并且未要求各分志加索引,故省志除《大事记》《人物志》外各分志最基本的体裁有5种,即:述、志、图、表、录。表,也就是表格。目前正在编纂的二轮《吉林省志》各分志都有表格,少则数张,多则数百张。如何制作一张合格的表格呢?

  (一)表格的类型和构成

  1.表格的类型

  省志所使用的表格的类型:

  (1)从表格中的文字类型上分有:以数字为主表格、以文字为主表格。

  (2)从表格的内容分主要有:统计表、比例分析表、升降表、对比表、一览表、机构沿革表、人物表,等等。其中:

  ① 统计表中按类型分可分为多项统计表和单项统计表,按内容分则包括人口统计表、产量产值统计表、收入支出统计表等很多种;

  ② 机构沿革表的使用一般较少,主要在机构变化频繁,文字记述又难以表达清楚的情况下使用;

  ③人物表按内容分主要有:职官表、劳动模范表、先进集体表、社会名人表,等等。

  (3)按表格的画法分:二轮《吉林省志》所用的是网格状、半封闭表格。

  2.表格的构成

  中指组《地方志书质量规定》第三十七条规定:表格包括表序、表题、表体和必要的表注等。

  这一段文字阐述了志书中一张表格所包含的几大要素,即:表题、表体、表序、表注。此外,在《吉林省志》各分志中使用最多的表格——统计表中还应该有单位,即计量单位。这样就明确了构成一张表格最基本的要素有五个:

  (1)表题,(2)表体,(3)表序,(4)表注,(5)单位。

  在这五要素中,所有表格都必须具备的是前三个要素,即:表题、表体、表序,后两个要素即表注、单位并非所有表格都要具备。例如《吉林省志(1986~2000)·工会志》第一章中的表格“1989~2003年吉林省从业人员数量统计表”,就是五要素都具备。

  (二)表格的基本要素

  1.表题

  顾名思义,就是一张表格的标题,就和每一篇文章都有标题一样,每一张表格都必须有一个标题。那么,如何为一张表格起一个合乎规范的标题呢?

  中指组制定的《地方志书质量规定》第三十七条规定“表题的时间、范围、主体内容和表格性质等要素齐全。”

  吉林省地方志编纂委员会(以下简称省方志委)制定的《关于编修〈吉林省志〉(1986~2000)行文规范》第三十八条明确规定“表题首标时间,次标范围,再标内容。”

  综合中指组和省方志委的规定可以看出,两条规定包含两层意思:其一,规范了表题的内容。一个规范的表题包含4方面内容,即:时间、范围(地域、单位)、内容(性质、事项)、表格性质;其二,规范了表题几部分内容的排列顺序依次为:时间、范围、内容、表格性质。一个规范的表题由4部分构成,缺一不可;4个部分先后顺序是固定的,不能随意变动。

  需要说明的是,省志对于表题的4个方面都有具体要求:

  (1)对于时间的表述,如果是哪一年,就直接写哪一年,如果是连续的年份,如1986年到2000年就写1986~2000年,如果是断限1986~2000年中的某几年,时间表述即用1986~2000年部分年份。

  (2)对范围(地域、单位)要写全称。

  (3)内容要准确、简洁明了。

  (4)表格性质要求准确。

  2.表体

  经过一二轮省志编修实践探索,形成目前的省志表格的样式,其表体,由表头(或称纵横栏目)、内容格、表线等几部分组成。

  省志对于表体的制作有哪些要求?

  对于表体,二轮《吉林省志》的基本要求:泾渭分明,结构清晰,全书表格样式统一。

  具体要求:

  (1)表头的项目不采用斜线格。即不用斜线表头。

  (2)表的左右两端不封闭,即开放的、网格状的表格。

  (3)表格内不加附注。有需要说明的注释加在表下方。

  除了以上基本要求和几条具体要求外,在表体的制作上还要注意以下几方面问题:

  其一,统计表要先合计(总计)后局部。也就是先列合计(总计)栏,后列局部或分项栏。切记,统计表中合计(总计)栏总是在第一栏或第一行(除表头外)。

  其二,对统计表中的数字有要求:统计表中数字,如果用整数都用整数,如果带小数点,小数点后保留位数必须一致,小数点后保留位数一般不超过两位;统计表中的数字,一般用阿拉伯数字,但纵向表格的年代也可使用汉字竖向书写,如:一九九二年;统计表中数字要个位对齐。

  其三,要求无空格。如果表格中有空格,要在空格内画上横线“—”。以免读者认为你漏填了内容。

  3.表序

  表序,即表的序号。通俗讲,就是给一本志书的所有表都编上号。

  中指组《地方志书质量规定》明确:全书表格样式、编号统一。

  省方志委规定:表的左上角加表号,表的序号可按篇标列,无须全书从头至尾统一编号。

  中指组和省方志委有关表序制作的相关规定,包含以下几项要求:

  (1)表序的位置放在表的左上角。即表体的左上,表题的下面。

  (2)全书表格采用一个标准编号。

  (3)可全书统一编号,也可每一篇单独编号。目前,已出版的二轮《吉林省志》十余部分志中的表格采取两种办法编号的都有,如《畜牧志》《农业志》《测绘志》等是按篇单独编号。《工会志》《金融志》《社会科学志》是全书统一编号。两种编法各有好处和弊端。

  建议:表格多的按篇编号较好。具体为:第一篇第一个表格序号为1-1;第二篇第一个表格序号为2-1。依此类推。也有将篇、章都在编号中体现的,如第一篇第一章第一个表格1-1-1,但一般情况下只从篇的层次编即可。

  4.单位

  所谓单位,就是指统计表中所涉及的各种计量单位。比如,粮食产量涉及单位吨、公斤,公路里程涉及单位公里、米,等等。

  单位使用的具体要求:

  (1)注意单位所放的位置。一般情况下,如果是单一的统计表,涉及的单位只有一个,就应将所涉及的单位放在表体的右上角,表题的下方。如果表中涉及的单位是两个或两个以上,为了避免将单位搞混,就须将单位放在表格中,括注到相应的主题词后。当然有的情况下使用两个计量单位时也可都放在表体右上,具体情况具体分析,以不搞混为原则。

  (2)表述方式。省方志委制定的二轮省志编修《行文规范》中规定,表格中的计量单位可用汉字,如符号使用方便,亦可使用符号。但实践中能用汉字就使用汉字而不要用符号,目的是为方便读者阅读。

  (3)需要注意的事项:百分号不是计量单位。

  我们在审读一些分志初稿时发现,编写者将百分号(%)作为单位放在表的右上方了,但百分号(%)不是计量单位,它是表示两个数字之比的符号,而计量单位都是表示人、事、物等的量,是数量词。在制作表格时,用到百分号(%)时一定要放在表体中,括注在相应的主题词后。

  5. 表注

  所谓表注,即表格中有需要特殊说明的文字列在表下的注释。

  省方志委制定的二轮省志编修《行文规范》第三十九条明确规定,表格内容的出处需要注释的,在表格下方先写一个“注”字,然后分条注释,并用圈码①②③……序号标明序次。不需分条注释的,北京赛车pk10哪里下注:则不用标明序次号。

  需要注意的是,表格中注释说明类的内容都应该用表注的形式,而不在表格中用注释或备注等形式来体现。

  (三)表格设计的原则

  中指组《地方志书质量规定》第十一条对表的设计做出明确规定即“设计合理,要素齐全,内容准确,不与正文简单重复”。在具体的编修实践中我们认为,要制作一张合乎规范、简洁、美观的表格,从其内容到形式上应遵循以下原则:

  1.科学性原则。在表格设计之前,要对列入表格的资料进行全面分析和研究。对于如何分组、设计,哪些指标放在表头的主词栏(即横栏)、哪些指标放在表头的宾词栏(即纵栏)等问题,要有一个全面的考虑和安排。务必使设计出来的表格主次分明、简明醒目、科学合理、可读性强、可比性高。

  2.逻辑性原则。表格的逻辑性包括自身的逻辑性和与文字记述在思维上的一致性。表格自身的逻辑性,主要反映在各主词栏之间和各宾词栏之间的排列顺序上。应当按照时间的先后、数量的大小、空间的位置等顺序合理编排,一般是从小到大、时间上由远及近。表格反映事物和文字记述事物在思维上要有一致性,使表格和文字紧密配合,相得益彰。既不能文表重复,更不能表格和文字两层皮。

  3.完整性原则。入志表格的完整性,主要表现在表格的构成要素完整和时间完整两个方面。一张完整的表格,一般情况下要求要素齐备,立意明确,文字简明,显示主题。设计一张表时要将它们统一考虑进去。不管是统计表还是记事表,表述时间上都要完整,统计时间上不完整,其价值就会打折扣。

  4.统计表的主题词单一原则。在设计统计表时应设计单一的统计表,而不要将几个内容放在一起。这样让读者读起来更清晰,一目了然。

  5.美观性原则。形式上要精致美观,简单明了,赏心悦目。不能看上去很乱。

  6.准确性原则。内容要准确无误,防止差错、遗漏;事实准确无讹,防止夸大虚构,以假乱真。

  (四)表格制作常见问题

  近几年在省志多部分志复审、一些分志初稿编纂中发现,很多表格制作存在这样那样的问题。常见的问题主要有:

  1.表题不规范。主要包括,四要素不全或四要素排列顺序不正确;表格性质表述不准确。

  2.表体制作常见问题:表头不规范,用了斜线表头;数字使用不规范;留着空格;表格全封闭;内容上统计时间不完整;表内统计数字总数与分项数不符。

  3.单位使用不规范。

  4.注释使用不规范。将注释、说明类内容放在表格中,而未放在表的下部。

  5.不标序号,或序号不连贯。

  6.表格中的数字与正文所记述数字矛盾,等等。

  二、《吉林省志》表格的使用

  (一)表格的作用

  关于表格的作用,前人和当今志界多有论及,有一种形象的说法叫作“一表抵万言”,说得不为过。其具体作用,可以总结出很多种,总结国内专家学者、志界同仁有关这方面的阐述和自身方志工作实践,我们认为,志书中表格主要有以下几方面作用:

  1.化繁为简。表格可将纷繁复杂的一些文字、数据等资料归纳使之格式化、有序化,使志书所记述的一些内容化繁为简,节省文字,节省篇幅。同时可反映事物的全貌。新编方志所录范围广,内容浩繁,更需要用表格网罗诸事,执简驭繁。

  2.直观宜读。以事分类,归类得体,使各类事物按其归属列入表中,条理分明,眉目清晰,具有直观性、简明性和宜读性,一目了然。在省志各经济类的分志中运用表的形式,更能起到以类系事的作用。

  3.揭示规律。使有关内容依次排比,既具有科学性和增强资料性,又能反映事物发展的规律,揭示事件的本质,为总结经验、探索规律提供资料和借鉴的依据,更好地发挥志书的功能作用。

  4.纵横比较。在统计表中可将若干年、若干地区或单位的数字资料置于一表中,使读者获得密集的信息资料。使之具有纵向、横向直观比较的作用。

  总之,新方志中的表格具有分析、综合、统计、对比等等现代科学功能,是社会主义新方志设置表格在继承旧志传统基础上的创新和发展。

  (二)如何使用表格

  关于如何使用表格,省志各分志编写者都有自己的看法,但总体上我们认为,从各自分志所记述的内容出发,具体使用要从表格所能发挥的作用上来综合考虑。具体应从以下几方面来考虑:

  1.要通过使用表格为文字增色。如果所记述的内容能够通过使用表格来提升文字记述的广度、深度、高度,那么,此时就应该使用表格。具体使用时应该注意不能简单机械重复,否则将达不到为文字增色的目的,只能造成篇幅的浪费,并且也根本体现不出表格的作用。

  2.通过使用表格来简化文字。表格的使用就可达到化繁为简的效果,而反过来需要用一大堆繁琐的文字来记述才能说明白,这种情况下无疑就应该用一张简洁明了的表格来解决问题。但应注意的是,正文中完全未涉及的内容不应在表格中出现。

  3.将众多数字集于一表。所记述内容涉及数字较多且各年代连续都有数字的,此时就应该用统计表来表现。比如,各种产量、产值、利税增长及各种数字统计、分析、升降、对比,等等,如果这样的内容不用统计表,我们可以想象,将会是一堆数字罗列。从二轮省志编纂实践看,用得最多的还是各类统计表。此外才是一览表、职官表等。

  4.将须逐一列举的事项集于一表。记述断限内每一年或每几年一次的获奖情况、科技成果、受表彰情况等内容,如果使用文字记述就会成为流水账,这样的情况就应该使用表格来表述。

  5. 职官须列表。根据二轮《吉林省志》编纂的要求,各分志记述职官时须用职官表,而不能将断限内哪位领导上任哪位领导卸任等等这样的资料从头至尾罗列。

  (三)使用表格应注意的问题

  根据相关规定和个人省志编纂工作的实践,我们认为,表格使用应该注意以下方面问题:

  1.注意表的位置。对于表格应放在什么位置?省方志委制定的二轮省志编修《行文规范》第三十八条明确规定,表随文走,表格排在有关文字之后。其目的是从利于读者阅读的角度来考虑的。同时应注意,在正文中不用再写见什么什么表之类的语言,表直接附于文后即可。

  2.注意不能以表代文。即在篇、章、节、目的标题下不能直接排列“表”而没有任何文字记述,换句话说即,表格不能单独成为正文的一节或一目,更不能单独成为篇、章,它要和文字结合使用。

  3.注意少用或不用折表。因为折表不便读者阅读,所以在设计表格时应尽量不设计或少设计折表。

  4.注意续表应注明。如果有续表,表格的左上角应标明“续表”二字,续表不加标题,但要加表头。

  5.记述年限多时可跳跃式记述。在我们设计的表格中,如果记述年限过多,并非一定要逐年记述,也可根据需要采用跳跃式的记述方法。

  6.注意不能空白太多。如果一张表格中空白太多,将会造成篇幅浪费,也说明其设计不科学,这样的表索性不用。

  7.一般认为表格比例不宜过高。志界对于表格在一部分志中所占比例多大为宜也有争论。

  (冯占文 作者单位:吉林省地方志编纂委员会省直指导处)